大学では紙をスキャンすることがデジタル化？

今日もオンラインで授業しました。前回の反省を生かしカメラの位置を高くし、授業は一切座らず立って話をしました。これが非常に快適でした。座っているより立っている方が声も出しやすかったです。今後はこれで行こうかな、と思います。もう一つはカメラの位置を高くすることにより、背景が部屋の壁ではなくほぼ天井付近を映すことになったので、パワポの内容とともに私の表情も配信出来ました。私的には何も変わらないのですが、生徒からするとこちらのがより生で授業をやっている感が出ていいようです。効果的かどうかわかりませんが、ジェスチャーも相手に伝わるので、コミュニケーションの足しにはなるかと。

ということでまだ全部で3回のオンライン授業ですが、少しずつ慣れてきました。

さて笑ってしまうこと。在宅勤務に伴いペーパーワークは紙からデジタルへ、と大学側は大々的に自己礼賛しているのですが、そのやり方が笑ってしまうほど古い。日本でもまだ紙の書類に印鑑でのみ承認ってあるんでしょうか？こちらではそれが手書きのサインなんですが、デジタル化するっていうのでpdfに認証付きのデジタル署名に移行するのかと思いきや、送られてきたのがこんなメッセージでした。例えば、、、

Instead of sending interdepartmental mail, scan and email it.
（部門間での書類を回す代わりに、スキャンしてeメールで送信してください（注：結局は原紙は大学にしかなく、また紙を使わないといけない）。

I have attached an electronic copy of the "Remote Advising Form". Have your students complete it and email it to you prior to your advising session.
（遠隔で行うアドバイスに関する用紙の電子コピー版を添付しました（注：ワードで文章を打ち直しただけで、体裁を変えることなしに生徒はここに直接タイプ出来ない）。オンラインによるアドバイスセッションの前に、生徒に（紙をプリントさせて）記入させ、（スキャンしてもらって）メールで送信させて下さい。）

外部とのやり取りで契約上、電子書類や電子署名の扱い方について協議が必要とか、州の書類で承認までに対応に時間がかかるならならまだしも、全然どうでもいい学内文書なんです。それなのに紙ありきですか。ご丁寧にスキャンの仕方を学べるようスマホやタブレットのアプリがメールで紹介されていますが、そういう知恵しかないんでしょうかね。少なとくも世間から20年は遅れています。

ちなみに今までだと上が出張でいなかったり、休みをとっていると、書類回しは帰ってくるまで平気で止まっていました。せめて代理を立てるとか、ある方より上の人が承認した場合、その人のサインをオーバーライト出来るようにするなど、新しく規程を作って下さい、とお願いしたのですが、全くの手立てなしでした。スキャンした書類も受け付けるようになったのでまだまし、と思わせられるのなら悲しい限りです。